Secretaria Executiva Bilíngue

Descrição

Descrição:

• Assessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas, na tomada de decisões e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.

• Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens.

• Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;

• Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;

• Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em stand by, sendo um primeiro contato de cliente

• Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe, por meio do preenchimento de ND, conforme procedimentos;

• Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos;

• Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio.

• Montar binder de fechamento de operações para envio ao cliente;

• Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc. para equipe e clientes (eventualmente). Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes;

Idiomas:

Africânder – Nível Avançado

Outros requisitos:

• Curso superior completo;

• Experiência em secretariado executivo;

• Inglês avançado;